Planteamiento

El cliente es una startup tecnológica de servicios empresariales con un producto enfocado al descubrimiento de tendencias significativas en los datos de las empresas a partir del uso de IA y Machine Learning.

Se compone de 3 socios y 45 empleados, su problema no es cómo crecer ya que su producto es perfectamente escalable y se vende bien sino cómo crecer de forma sana para pasar de startup a empresa consolidada.

Al comienzo del proyecto están en su cuarto año de funcionamiento.

Son conscientes de que necesitan consolidar sus procesos y tienen bastante claro cómo hacerlo, pero necesitan un socio que les ayude porque ellos no tienen tiempo debido al fuerte crecimiento, concretamente sus necesidades son:

• Definición, implantación y gestión de los parámetros clave de la empresa.
• Sistema de gestión eficiente.
• Definición implantación y gestión de los procesos no productivos: HR, Administración, IT de la forma más automatizada posible.

Crecimiento constante del 60%, gracias a la tecnología aplicada a la gestión empresarial.

Solución

Este proyecto es un poco diferente de nuestro proyecto estándar ya que el cliente plantea necesidades muy concretas. Proponemos una mayor inversión de tiempo de la habitual por nuestra parte en la automatización de procesos. El resto del proyecto se compone de las áreas tradicionales que toda empresa necesita:

• Visión e Impulso.
• Organización y personas.
• Datos.
• Dinámica de trabajo.
• Tecnología.

Implementación

El equipo de socios es muy compacto, motivado y alineado por lo que podemos pasar directamente al trabajo de visión y organigrama de rendición de cuentas.

Una vez establecido el equipo de dirección que participará en nuestro proyecto, pasamos a establecer una dinámica de trabajo que nos permita gestionar con mayor efectividad que hasta ahora.

La dinámica de trabajo se estableció sin mayores problemas y desde el principio reportó grandes beneficios al ofrecer un único punto de gestión cada semana, en lugar de las reuniones ad-hoc que venían ocurriendo sin orden ni concierto y creando una sensación de poco control.

Se crearon planes de actuación de ámbito anual y trimestral, además de la visión a largo plazo, lo que permitió empezar a medir la habilidad de ejecución de la organización, detectamos algunos problemas de ajuste al principio que se han ido solucionando con el paso de los trimestres.

Al ser el cliente especialista en gestión de datos, nuestro trabajo se centró en la creación de KPIs predictivas y retroactivas y ellos se ocuparon de la creación de los cuadros de mando apropiados.

Al cabo de 3 meses la dinámica estaba plenamente implementada y funcionando, el cliente se adaptó muy bien a ella y pudimos enfocarnos en la automatización de procesos.

Para la automatización de los procesos no productivos nos apoyamos en el entorno 365 de Microsoft y su Power Platform. Se definieron responsables de cada uno de los procesos, se modelaron en detalle y se automatizaron con la creación de diversos flujos de Power Automate y aplicaciones Power Apps.

Resultado

Consecución de objetivos trimestrales

• Cada trimestre empieza con una reunión fuera de la oficina en la que se establecen los objetivos del trimestre
• Se comprueba el progreso de los objetivos en las reuniones semanales lo que permite mejorar su habilidad de ejecución

Mejoría en su rating del 60%

• Al inicio del proyecto su rating de gestión medido por nuestro sistema Impulso de gestión estaba en un 42%, al final del proyecto se encuentra en el 92%. Este rating se elabora a partir de una encuesta realizada a todos los miembros del equipo y calculando el promedio, lo que refleja una mejoría muy importante en cómo el equipo directivo se ve a sí mismo y, por lo tanto, en su motivación y capacidad de afrontar nuevos retos.

Racionalización de costes

• La automatización ha permitido conocer al detalle la estructura de costes necesaria para el tamaño de la empresa. Al ser una empresa en crecimiento constante esto no ha conllevado una reducción de costes, pero sí un conocimiento detallado de cómo sus costes deben crecer para sostener el crecimiento de ventas.