El hecho de que hayas empezado a leer esto es una señal de que seguramente lo estés necesitando, pero tratemos de responder la pregunta sin pasarnos de listos.
La razón principal por la que un empresario aborda la creación de cuadros de mando es la necesidad de un mayor control sobre lo que está pasando en su empresa.
Al principio no hacen falta, cuando una empresa está en sus primeras fases las cosas se controlan con facilidad. Los procesos no están definidos y las cosas se van haciendo según la dirección (normalmente el fundador o fundadores) creen que hay que hacerlas.
Hay pocos empleados y las cosas se suelen solucionar con reuniones, es bastante fácil implantar formas de trabajar para ir consiguiendo los resultados. Todo es muy personalista.
A medida que la empresa crece el control se hace más y más difícil. Existe un límite en cuanto a lo que una persona es capaz de controlar por sí misma, aunque ese límite no se percibe con facilidad.
El empresario intenta seguir llegando a todos los lados, se multiplica, está en todas las reuniones, interviene en todos los procesos comerciales, soluciona todos los marrones que van surgiendo, etc.
Hasta que llega un momento en el que lo único que hace es solucionar marrones.
¿Qué es un cuadro de mando?
Sería muy fácil decir que el cuadro de mando es la panacea en cuanto a las necesidades de control de los empresarios, pero no lo vamos a decir porque sencillamente no es verdad.
Verás, existen al menos tres categorías de cuadros de mando: el integral, el estratégico y el operativo.
Cada categoría responde a una necesidad:
El cuadro de mando operativo monitoriza los indicadores sobre un área determinada la empresa. Será el indicado cuando nuestra necesidad de control se focaliza sobre un área o proceso determinado: el área comercial o la efectividad de nuestro funnel, determinada área productiva o algún área administrativa.
El cuadro de mando estratégico, en cambio, da respuesta a otro tipo de necesidades. Es el apropiado cuando necesitamos monitorizar las distintas áreas de nuestra empresa de una forma coordinada. Viendo cómo de bien (o de mal) están funcionando y si están ayudando o no a conseguir implementar nuestra estrategia empresarial.
Y llegamos al cuadro de mando integral, el que nos ofrece una visión más completa. Necesitarás un cuadro de mando integral si quieres tener una visión de conjunto de tu empresa desde todas las dimensiones que consideres importantes: por ejemplo, la de tus clientes, la de tus empleados, la comercial y la financiera.
¿Qué es un cuadro de mando entonces? Es una representación de aquellos indicadores de tu empresa que consideras relevantes para alcanzar tus objetivos.
¿Cuál es el mejor momento para empezar a gestionar mi empresa a través de cuadros de mando?
El momento ideal sería desde el mismo momento de su concepción, pero siendo realista este es un objetivo muy difícil.
Cuando una empresa está empezando su foco no está en la gestión, normalmente está en la validación de su modelo de negocio, en la generación de clientes y en hacer que estén satisfechos con su producto o servicio.
Lo normal es que las empresas lleguen sin un modelo de gestión bien definido hasta lo que se conoce como la fase de delegación, que es cuando es necesario empezar a crear equipos, áreas, estructuras organizativas, etc.
Ese es el momento más habitual para empezar a utilizar herramientas de gestión avanzadas como el cuadro de mandos. Después empezará la implementación de técnicas de gestión en base a datos y procesos de mejora continua.
Pero eso ya es otra historia que trataremos en otro artículo.
Conclusión
Lo deseable sería que todas las empresas empiecen a gestionarse con cuadros de mando desde su fase startup, pero en la práctica es muy poco frecuente por las necesidades de operatividad que tienen las startup.
Los cuadros de mando van a venir a solucionar los problemas de control que a todo empresario le surgen cuando su empresa empieza a adquirir un tamaño que hace imposible la gestión de un modo personalista.
El momento más habitual para implementar un modelo de gestión en base a cuadros de mando es al principio de la fase de delegación, precisamente para facilitar la capacidad de crear equipos y procesos con responsables distintos a los fundadores.
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