Dirigir y gestionar una empresa implica una toma de decisiones constante.
Y saber tomar las decisiones apropiadas es todo un arte.
Pero es un arte que hay que conocer, los empresarios y nuestros mandos intermedios nos enfrentamos a la toma de decisiones muy a menudo sin que nadie nos haya preparado para ello.
El problema es que no se trata de decidir que ropa nos ponemos hoy, la implicación de esta decisión seguro que tendrá alguna consecuencia, pero nada que nos vaya a cambiar la vida.
Te lo dice un daltónico que no es especialmente bueno en la elección de las combinaciones de colores. Vamos que parezco un semáforo (según me dicen porque yo me veo bien).
Las decisiones empresariales, en cambio, suelen marcar la diferencia entre que nuestros resultados, sean buenos o que sean malos. En casos extremos tienen el potencial de hacer que nuestra empresa siga creciendo o que entre en una espiral negativa.
¿Y cómo tomamos nuestras decisiones?
Bueno, yo no sé como las tomas tú, pero te voy a contar cómo lo hacemos en Secuencial Consulting y cómo educamos a nuestros clientes para que tomen las suyas.
A lo mejor te sirve.
Tomamos un enfoque radical (esto es irónico). Lo que hacemos es tomarlas en función de datos, nada de sensaciones, o lo que me han dicho, o lo que se rumorea: datos reales.
Y aquí es dónde entra el cuadro de mando, la herramienta más importante que cualquier empresa puede tener, la que puede ayudarte a que tu empresa prospere si la utilizas bien.
De eso también te hablaré. De cómo usarla bien me refiero.
La tecnología es la que hace que todo funcione, pero esto no va de tecnología: los KPI
KPI es el acrónimo de Key Performance Indicator o indicador clave de rendimiento en español.
Es el lugar en el que empieza todo, te diría que el más importante porque si se hace bien nos aportará la base para crear un cuadro de mando realmente eficiente y útil.
Pero no es tan fácil como pudiera parecer llegar a los KPI, me explico.
Cuando empezamos el trabajo para crear un cuadro de mando en uno de nuestros clientes hacemos la siguiente pregunta:
¿Cuáles son los parámetros más importantes de tu empresa, es decir, aquellos que hacen que tu empresa aporte valor a sus clientes, a la propiedad y a sus empleados?
¿Verdad que no es tan fácil contestar?
Lo normal es que la conversación que empieza con esa pregunta nos lleve por lugares como la propuesta de valor de la empresa, la misión, la visión, el plan estratégico, el plan de marketing o el plan financiero.
Un paseo apasionante.
Pero, dejando a un lado la diversión, se trata de encontrar aquellos indicadores que nos hablan de lo bien o mal que nuestra empresa lo está haciendo.
Una vez los tenemos empieza la siguiente fase, la búsqueda de las fuentes de datos.
Para que el cuadro de mando funcione como esperamos que lo haga, cada uno de los indicadores se tienen que relacionar con una, o más, fuentes de datos fiables.
Y aquí nos plantearemos otra serie de preguntas:
- ¿Existen esas fuentes datos?
- ¿Son fiables?
- ¿Están actualizadas?
- ¿Son accesibles?
Obviamente necesitaremos que existan, que sean fiables, que estén actualizadas y que sean accesibles. Si alguna de estas premisas no se cumple tendremos que actuar y hacer los cambios oportunos. Esto nos puede llevar fácilmente a tener que establecer una serie de proyectos previos que nos permitan tener los datos en la forma que los necesitamos.
Bien, supongamos que ya lo tenemos. En este caso hemos llegado a otro concepto importante.
Acabamos de crear nuestro SSOT (Single Source of Truth). Es decir, tenemos un lugar en el que se encuentra la única fuente de verdad de nuestra empresa.
Lo que está aquí es cierto, se acabaron los rumores, los pálpitos, los “yo creo que…”. Una vez hemos construido nuestro SSOT tenemos un conjunto de datos que tienen el potencial de contarnos cosas muy interesantes.
¿Cómo vamos, cómo lo estamos haciendo, en qué áreas tenemos que trabajar para mejorar…?
Así que hemos avanzado mucho, ya entendemos perfectamente los indicadores clave de nuestra empresa, conocemos sus fuentes de datos y los hemos centralizado en nuestro SSOT.
Vamos a ver ahora cómo hacemos que todo esto sea visible y utilizable.
Construyendo el cuadro de mando
No nos vamos a extender mucho en esto, y la razón es que es la parte más fácil.
Verás, si ya hemos llegado a construir nuestro SSOT lo único que nos queda por hacer es encontrar una forma de visualizar los datos adecuadamente.
Es simplemente un problema tecnológico esta vez. Hay herramientas en el mercado que te permiten hacer cosas realmente impactantes.
En nuestro caso nos gusta utilizar PowerBi de Microsoft. Por múltiples razones, una de ellas es su potencia y versatilidad, pero no es, ni de lejos la razón más importante.
Lo más importante es el entorno de trabajo en el que se mueve esta herramienta. Un entorno que permite cambios y crecimiento de forma fácil y en el que hay otro buen número de herramientas que permiten crear y automatizar procesos a un coste muy contenido y con un alto valor para la empresa.
Este es un punto importante cuando se trata de seleccionar tecnología, hay muchas herramientas ahí fuera pero pocas que realmente estén orientadas a hacer que un entorno empresarial funcione mejor, que se puedan relacionar fácilmente con otras herramientas de la empresa, y que tengan un buen nivel de soporte.
Aunque hay dos temas, aparte del tecnológico, que es importante que consideres a la hora de plantearte la construcción del cuadro de mando.
El primero es el de los niveles, te explico:
Se suele empezar con un cuadro de mando de alto nivel, de gestión de la empresa como conjunto, pero no hay que olvidar que determinadas áreas de la empresa pueden necesitar también su cuadro de mando propio.
Este es un diseño que debemos tener en cuenta desde el principio, ¿vamos a considerar la empresa por departamentos o por procesos?, ¿qué áreas o procesos van a necesitar un cuadro de mando propio y con KPIs propios?
Lo ideal sería que diseñemos un cuadro de mando multinivel en el que haya un efecto cascada, es decir, desde el cuadro de mando general se puede ir accediendo a los cuadros de mando de niveles inferiores. Tiene que existir una coherencia y consistencia entre los distintos niveles. No deben existir de forma aislada.
El segundo tema que considerar es la estructura de cada KPI, es decir, como lo queremos visualizar.
La tendencia general es a representar un número, en casos avanzados también hay un objetivo y se representa el número con relación al objetivo marcado. Algo así:
Esta es una buena representación que nos será útil, pero para que sea realmente buena hay dos datos más que deberían estar ahí: el resultado anterior del KPI y su tendencia. Así tendremos una visión completa que nos permitirá tomar decisiones realmente informadas.
La clave de todo: cómo utilizar el cuadro de mando para entrar en una espiral de mejora constante
Hemos pasado por la parte más importante: determinar los indicadores clave, identificar con qué datos los podemos asociar y llegar a esos datos.
También hemos visto la parte más fácil: construir el cuadro de mando.
Ahora vamos a ver la parte más difícil: cómo conseguir que se utilice para nuestro objetivo principal: mejorar la empresa y, por ende, su cuenta de resultados.
¿Y por qué es difícil? Pues porque implica cambio.
Cambio en la forma de trabajar y cambio en la forma de gestionar.
Al introducir cuadros de mando estamos introduciendo una dimensión nueva: los datos. Quien quiera que gestionase las áreas que ahora se visualizan en el cuadro de mando lo hacía de otra manera.
Por lo tanto, tienen que cambiar su forma de trabajar. Y eso nos lleva a la gestión del cambio, un tema lo suficientemente complejo para dejarlo para otra ocasión ya que, en este artículo solo intentamos desarrollar los retos y beneficios de la implementación del cuadro de mando.
Pero, quédate con una idea: la implementación del cuadro de mando implica cambios en la forma de trabajar, para que esos cambios sean positivos hay que hacer una gestión del cambio explícita que podamos monitorizar e ir mejorando.
La última parte de la implementación es la que más beneficios aporta. Cuando hemos conseguido que los cuadros de mando se utilicen estaremos preparados para implementar ciclos de mejora continua.
Te lo voy a explicar en forma de proceso, creo que es más sencillo de entender:
- El cuadro de mando indica un problema.
- La gestión responsable del área analiza el problema e identifica las mejoras necesarias.
- Se implementan las mejoras.
- El problema desaparece del cuadro de mando, la empresa progresa.
En los ciclos de mejora continua es donde realmente se encuentra el valor para tu empresa y donde vas a empezar a recibir los beneficios de gestionar tu empresa en función de datos reales.
Conclusión
El cuadro de mando te aporta una visión objetiva del rendimiento de las áreas de tu empresa y de la empresa en su conjunto.
Un proyecto típico de cuadro de mando tiene tres fases: la definición de los KPI y datos asociados, la construcción del cuadro de mando y la implementación y gestión del cambio para que la nueva forma de trabajar en función de datos se haga natural para todos los miembros de la empresa que lo utilizan.
Muy fácil de decir y un poco más complicado de llevar a cabo, pero los beneficios superan con creces los inconvenientes. Al implementar una cultura de gestión basada en cuadros de mando estás avanzando en la digitalización de tu empresa y por lo tanto estableciendo una ventaja competitiva.
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