La elección de la tecnología que vamos a utilizar para gestionar nuestra empresa suele tener implicaciones a largo plazo, y a menudo inesperadas.

El problema suele consistir en que nunca se hace una decisión consciente a nivel de arquitectura tecnológica, sino que más bien se van solucionando problemas a medida que aparecen.

Así se va creando un batiburrillo de tecnologías que solucionan distintos problemas particulares de la empresa pero que no se hablan entre sí, la consecuencia es que la gestión se va haciendo más y más complicada.

La empresa crece y los problemas a resolver lo hacen con ella. La mezcla de tecnologías se hace más y más inmanejable. Aparece la necesidad de gestionar procesos para hacerlos replicables por otras personas y el problema sigue creciendo.

Llega un momento en el que hay que tomar decisiones drásticas marcadas por la simple supervivencia. O cambiamos o morimos.

El mejor momento para tomar decisiones tecnológicas

Si hemos llegado a la situación que te acabo de describir ya hemos superado el mejor momento para cambiar, que probablemente haya sido mucho antes. No quiere decir que ya no podamos superarlo, quiere decir que nos va a costar más.

No solo en dinero, también en inversión de tiempo por parte de los miembros de la empresa y en gestión del cambio para que sea realmente efectivo.

Pero se puede hacer, nunca es demasiado tarde.

De todas formas, todos sabemos que la forma más económicamente eficiente de tratar un problema es prevenirlo, evitar que aparezca.

¿Y eso cómo se hace en este caso?

Verás, en nuestra experiencia diseñando e implementando proyectos de transformación digital la empresa que está mejor situada para tomar buenas decisiones tecnológicas a largo plazo es la empresa que se entiende a sí misma como una empresa antes de ser una empresa.

Ya sé que parece un trabalenguas, a ver si me explico:

El fundador o los fundadores de un emprendimiento lo ven como un proyecto y lo tratan como tal, es decir, puede salir bien o mal, tienen que validar su idea de negocio en el mercado, buscar financiación, crear su producto o servicio, formarse y otro millón de cosas.

Cuando las cosas empiezan a funcionar no suelen pararse a reflexionar sobre el futuro, su principal interés es crecer, probar que su idea funciona y ver como su emprendimiento se va haciendo más grande.

En alguna parte de ese proceso de crecimiento, los fundadores se darán cuenta de que lo que tienen entre manos es una empresa, y de que deben tratarla como tal.

Cuanto antes suceda esa “iluminación” mejor situados estarán para tomar decisiones empresariales, tecnológicas y de otro tipo.

Pero entonces, ¿cuál es la mejor tecnología para gestionar una PYME?

Esta era la promesa de este artículo y voy a tratar de responderla. Vamos allá.

Tu PYME tiene un montón de necesidades tecnológicas. Por ejemplo, para gestionar tu marketing, tus leads y tus ventas, lo que se suele conocer como un CRM.

Por supuesto hay necesidades administrativas y financieras, hay que tener un presupuesto, un control de tesorería, un sistema de gestión de facturas…

Hay necesidades productivas y operativas, para llevar a cabo tu propuesta de valor y entregarles a los clientes lo que les has prometido en tiempo y forma.

Tienes que saber qué proyectos tienes, si son los adecuados y en qué estado están. Cómo va la innovación en tu PYME.

Y, la madre del cordero, hay necesidades de gestión. Tienes que saber cómo van las distintas partes de tu empresa, cómo van tus costes, las ventas o la entrega de valor.

Necesitas que todo se integre en uno o varios cuadros de mando.

Para seleccionar la mejora tecnología para gestionar tu empresa tienes que definir los criterios que son importantes para ti.

Y el primero, y más importante es la capacidad de integración. La capacidad que tenga la tecnología que selecciones para hacer que los datos fluyan por tu organización y converjan en un cuadro de mando.

Hay más criterios a considerar, claro. Otros que deberías tener en cuenta son:

• Coste
• Escalabilidad, capacidad de la tecnología de asumir el crecimiento de tu empresa
• Capacidades de tu personal. Cuanto cambio pueden aceptar y a qué ritmo
• Resiliencia del proveedor tecnológico
• Capacidades de adaptación a tu empresa del proveedor tecnológico

Y seguro que hay más a tener en cuenta dependiendo del sector o mercado en el que te muevas, pero estos deben ser los más relevantes.

En fin, esto es lo que quería contarte hoy, lo he hecho de la forma más resumida que he podido.

Cómo dijo Mark Twain “no tengo tiempo de escribir una carta corta así que escribí una larga en su lugar”.