"La visión estratégica es consustancial a nuestra forma de pensar y actuar"

La incorporación de tecnología no debe ser un fin en sí mismo, la tecnología es una fuerza de transformación de la organización para dotarle de una ventaja estratégica respecto al entorno que la rodea.

Un determinado entorno tecnológico office 365, por ejemplo, a diferencia de lo que se suele decir, no debe estar pensado simplemente para facilitar el trabajo sino para trabajar de forma más eficiente gracias al cambio tecnológico, eso implica cambios en, como se produce la información, como se comunica, como se relacionan los diferentes actores de la organización entre ellos, como se relaciona la organización con el exterior, con los clientes, con los colaboradores. Este cambio en la forma de trabajar suele aparejar cambios en los procesos para facilitar los cambios organizativos. Y es precisamente esta transformación la que pone a la organización en una posición de ventaja estratégica.

Como pude ayudar Secuencial en la definición del plan y la estrategia

Aportando una amplia experiencia en implantación de sistemas de información en una amplia variedad de empresas.

A lo largo de las últimas décadas hemos asistido y participado, en varios cambios tecnológicos, con independencia de las características de cada proyecto en particular. Esto nos ha permitido distinguir cuales han sido las decisiones y aptitudes empresariales más beneficiosas a largo plazo. Que decisiones tecnológicas han sido las más acertadas medio y largo plazo, en que se basaron y como se implementaron. En definitiva la experiencia de las últimas tres décadas nos permite distinguir lo trivial de lo sustancial dentro del siempre cambiante magma tecnológico que envuelve a personas y empresas en el mundo actual.

Algunos aspectos tener en cuenta:

Elección del estratégica de fabricantes de tecnología

Las características concretas de determinado sistema son importantes, pero alcanzadas las funcionalidades fundamentales, quizás lo más importante es entender la estrategia del propio fabricante, cuál es su idea del futuro, donde está invirtiendo el dinero y cuánto dinero están invirtiendo otros desarrolladores en los productos de un fabricante concreto. Naturalmente factores como: "ecosistema" de soluciones disponibles, integración con sistemas de hardware y software de otros fabricantes, integración con sistemas actuales, costes de desarrollo, adopción y mantenimiento, capacidad de soporte, necesidades de formación, tendencias del sector, disponibilidad de personal capacitado, etc. son también factores a tener en cuenta en este tipo de decisiones.

Que debe implantase, cundo y a quien

Adopción

La adopción consiste en conseguir que las personas utilicen de forma efectiva y consistente el nuevo sistema. Dado que la digitalización de procesos, tanto en la empresa como en la sociedad conlleva en la mayoría de las ocasiones trabajar de forma diferente, esto a su vez implica para muchos salir de la zona de confort.

Salir de la zona de confort trae consigo una resistencia que debe ser vencida para implementar de forma efectiva el sistema. Como consecuencia es necesario disponer de una estrategia para la adopción del sistema.

Desarrollar una estrategia para la adopción del sistema consiste en desarrollar las siguientes actuaciones:

• Equipo de campeones, se trabaja con ellos desde el principio, son personas, que por sus características están más dispuestos a la implementación de nuevas formas de trabajo con nueva tecnología. Una vez se imparta la formación, generalmente estas personas serán referencia para el resto de los usuarios.
• Plan de formación general, definiendo los equipos y momentos para la formación del conjunto de usuarios.
• Plan de formación continua, conjunto de "píldoras". Charlas informales, videos, emails, etc. destinados a mostrar formas productivas de utilización del nuevo sistema, enseñas trucos, nuevas características, todo ello encaminado a refrescar lo ya aprendido, mostrar nuevas formas de trabajo, nuevas versiones.
• Plan de comunicación interna con el fin de crear un ambiente de expectativas favorables para la implementación del sistema.
• Centro de formación. Repositorio digital con material variado de formación.

Capacitación y dimensionamiento del equipo de sistemas

La incorporación de nueva tecnología siempre impacta de forma especial al equipo de sistemas. Es necesario capacitar al equipo de sistema para que pueda manejar y desarrollar el nuevo entorno. Pero ¿qué tareas deben recaer sobre el equipo de sistemas y cuáles pueden ser externalizadas? Si ha de reforzarse el equipo ¿cuáles son los perfiles adecuados?, ¿cuáles sus ambiciones profesionales?, ¿con que líneas de soporte debe contar el departamento?

El equipo de sistemas necesita tener confianza en las herramientas que maneja y en sí mismos a la hora de dar soporte al sistema y abordar nuevos desarrollo si esa fuese la estrategia de la organización. Dependiendo del nivel de capacitación del equipo pude requerir un plan de formación y soporte con un horizonte de medio plazo.

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